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Datenschutzerklärung

Stand: 23. Juli 2026

Wir freuen uns über dein Interesse an Hey Sophia. Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir dich darüber, welche Daten wir bei der Nutzung unserer Website und unseres Vorschau-Dienstes verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Fox Mgmt GmbH
Neue Schönhauser Str. 2
10178 Berlin
Deutschland
Geschäftsführer: Frederic M. Fuchs
E-Mail: info@thefoxmgmt.com

2. Deine Rechte

Dir stehen als betroffene Person folgende Rechte zu:

  • Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine E-Mail an info@thefoxmgmt.com. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa bei der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA, gehostet. Beim Aufruf der Website werden automatisch Informationen in Server-Logfiles verarbeitet, die dein Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, verwendeter Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Verarbeitung ist zum sicheren und stabilen Betrieb der Website erforderlich.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem technisch fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Vercel besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

4. Der Vorschau-Dienst („Zeig mir meinen ersten Post“)

Kern unseres Angebots ist ein kostenloser Vorschau-Dienst: Du gibst freiwillig einen öffentlichen Instagram-Namen und/oder eine Website-Adresse deiner Marke ein. Wir rufen daraufhin ausschließlich öffentlich zugängliche Inhalte dieser Marke ab (z. B. öffentliche Beitragsbilder, Farben, Bildsprache) und erstellen daraus eine Stil-Analyse sowie ein Beispiel-Bild samt Beispieltext. Für diese Vorschau findet kein Login zu deinem Konto statt, und es wird nichts in deinem Namen veröffentlicht. Beides geschieht erst, wenn du als Kunde dein Konto im Studio ausdrücklich verbindest — siehe Abschnitte 9 und 10.

Hierzu setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

  • Apify Technologies s.r.o., Vodičkova 704/36, 110 00 Prag, Tschechien — zum Abruf der öffentlich verfügbaren Instagram-Inhalte.
  • OpenAI Ireland Ltd. (bzw. OpenAI, L.L.C., USA) — zur Analyse der Bildsprache sowie zur Erzeugung von Beispiel-Bild und Beispieltext.
  • Neon Inc. (USA) — zur vorübergehenden Speicherung der Vorschau-Sitzung (Datenbank).

Sofern du die Daten deiner eigenen Marke eingibst, verarbeiten wir diese zur Durchführung der von dir angefragten Vorschau (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als vorvertragliche Maßnahme) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Präsentation und Verbesserung unseres Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die öffentlich abgerufenen Marken-Inhalte nutzen wir ausschließlich, um deinen Stil zu erkennen und die Vorschau zu erstellen.

5. Warteliste / Beta-Anmeldung

Wenn du dich für die geschlossene Beta anmeldest, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse (und, sofern vorhanden, die Verknüpfung zu deiner Vorschau-Sitzung), um dich zu kontaktieren und Hey Sophia gemeinsam mit dir einzurichten. Die Speicherung erfolgt in der Datenbank von Neon Inc.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung durch die Anmeldung sowie die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. b DSGVO). Du kannst deine Löschung jederzeit per E-Mail verlangen.

6. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).

7. Terminbuchung (Calendly)

Für die Vereinbarung eines Kennenlern- bzw. Setup-Termins nutzen wir den Dienst Calendly der Calendly, LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA. Wenn du einen Termin buchst, verarbeitet Calendly die von dir angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail, Terminwunsch) in unserem Auftrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Calendly.

8. Anmeldung und Nutzerkonto (Clerk)

Für die Anmeldung und die Verwaltung von Nutzerkonten setzen wir den Dienst Clerk der Clerk, Inc. (USA) ein. Dabei werden zur Authentifizierung technisch notwendige Cookies gesetzt und Anmeldedaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Kontos) sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Authentifizierung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Das Studio (Kundenkonto)

Betriebe, die mit uns arbeiten, nutzen das Studio: eine geschlossene Oberfläche, in der Beiträge entstehen, geprüft und geplant werden. Verarbeitet werden dort ausschließlich Angaben, die der Betrieb selbst einträgt oder ausdrücklich freigibt:

  • Angaben zur Marke — Name, Website, Instagram-Name, Tonfall, Bildstil-Wünsche, Regeln für Bildtexte sowie die Antworten auf unsere Einrichtungsfragen.
  • Eigene Fotos, die der Betrieb oder sein Personal hochlädt, samt der daraus erzeugten Bilder.
  • Inhalte der angegebenen Datenquelle — etwa Produkt- oder Objektdaten aus einem Shop oder einer Website des Betriebs, jeweils mit Titel, Beschreibung, Preis und Bildadresse. Wir rufen ausschließlich Seiten ab, die der Betrieb uns selbst genannt hat.
  • Entwürfe und Termine — erzeugte Bilder, Bildtexte, der Veröffentlichungs­plan sowie Rückmeldungen beim Freigeben oder Ablehnen.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Vertrags mit dem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Als Auftragsverarbeiter wirken dabei mit: OpenAI (Erzeugung von Bildern und Bildtexten sowie Auswertung der Produktfotos), Vercel Inc. (Betrieb der Anwendung und Speicherung der Bilddateien), Neon Inc. (Datenbank) und Clerk, Inc. (Anmeldung). An das Bildmodell werden nur Produkt- und Markenangaben übergeben, niemals personenbezogene Daten Dritter.

Zeigen Fotos, die ein Betrieb hochlädt, Personen — etwa Mitarbeitende oder Gäste —, ist der Betrieb dafür verantwortlich, dass er diese Aufnahmen verwenden und veröffentlichen darf.

10. Verbindung mit Instagram und Facebook

Damit freigegebene Beiträge zum geplanten Zeitpunkt erscheinen können, verbindet der Betrieb sein Instagram-Konto (Business oder Creator) und die zugehörige Facebook-Seite mit unserem Dienst. Die Verbindung wird ausdrücklich vom Betrieb selbst hergestellt, über das Anmeldeverfahren von Meta.

Dabei speichern wir:

  • ein Zugriffstoken von Meta — verschlüsselt und ausschließlich in unserer Datenbank,
  • die Kennung des Instagram-Kontos und der Facebook-Seite sowie deren Namen,
  • den Zeitpunkt der Verbindung und die Gültigkeitsdauer des Tokens.

Wozu wir das Token verwenden: ausschließlich, um Beiträge und Stories zu veröffentlichen, die der Betrieb zuvor freigegeben hat. Wir lesen keine Direktnachrichten, werten keine Follower- oder Interaktionsdaten aus und geben das Token nicht weiter. Beim Veröffentlichen werden Bild und Bildtext an Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland übermittelt; ab diesem Zeitpunkt gilt für die veröffentlichten Inhalte die Datenschutzerklärung von Meta.

Verbindung beenden: Der Betrieb kann die Verbindung jederzeit im Studio trennen; das Token wird dabei sofort und vollständig gelöscht. Ebenso möglich ist der Entzug direkt bei Meta (Facebook-Einstellungen → Apps und Websites) — die Verbindung erlischt dann von der anderen Seite. Nach dem Ende des Vertrags löschen wir gespeicherte Token spätestens innerhalb von 30 Tagen.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Vertrags mit dem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

11. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies, soweit sie für den Betrieb und die Anmeldung technisch erforderlich sind. Du kannst dein Einverständnis in den Einstellungen deines Browsers jederzeit anpassen und Cookies löschen.

12. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der oben genannten Dienstleister (Vercel, OpenAI, Neon, Clerk, Calendly, Microsoft, Meta) können Daten in den USA verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission bzw. — soweit die Anbieter zertifiziert sind — des EU-U.S. Data Privacy Framework.

13. Reichweitenmessung ohne Cookies

Um zu verstehen, welche Inhalte dieser Seite gelesen werden und ob unsere Anzeigen funktionieren, erfassen wir einzelne Ereignisse: Seitenaufruf, Klick auf einen Terminknopf, Absenden des Kontaktformulars und bestätigte Terminbuchung. Dazu gehören die aufgerufene Seite, die Herkunft (Referrer), etwaige Kampagnen-Parameter der URL (utm_*), dein Browsertyp sowie eine gekürzte, mit einem geheimen Wert verschlüsselte Prüfsumme deiner IP-Adresse (SHA-256), die wir ausschließlich zum Zählen unterschiedlicher Besucher verwenden und die sich nicht in eine IP-Adresse zurückrechnen lässt.

Wir setzen dafür keine Cookies und speichern keine Informationen auf deinem Gerät. Die Zuordnung mehrerer Ereignisse erfolgt über eine Kennung, die nur im Arbeitsspeicher deines Browsers existiert und beim Neuladen der Seite verloren geht — eine Wiedererkennung über Besuche hinweg findet nicht statt. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden auf unserer eigenen Datenbank (Neon) gespeichert und nicht an Dritte zu Werbezwecken weitergegeben.

14. Microsoft Clarity (Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps)

Mit deiner Einwilligung setzen wir Microsoft Clarity ein, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Clarity hilft uns zu erkennen, an welcher Stelle dieser Seite Menschen hängenbleiben — etwa wie weit gescrollt wird, worauf geklickt wird und wo ein Formular abgebrochen wird.

Dabei werden dein Klick- und Scrollverhalten, Mausbewegungen, Bildschirmgröße, Browsertyp, Betriebssystem, ungefährer Standort (Land/Region) und die aufgerufenen Seiten erfasst und zu einer Wiedergabe deines Besuchs zusammengesetzt. Clarity speichert dafür Cookies auf deinem Gerät (unter anderem _clck und _clsk), um deinen Besuch über mehrere Seitenaufrufe hinweg zusammenzuführen. Eingaben in Formularfelder werden standardmäßig maskiert und nicht aufgezeichnet.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen der Cookies ist deine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG, für die anschließende Verarbeitung deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne deine Zustimmung wird Clarity nicht geladen. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du die Cookies dieser Seite in deinem Browser löschst; beim nächsten Besuch wirst du erneut gefragt.

Eine Übermittlung in die USA an die Microsoft Corporation kann nicht ausgeschlossen werden. Microsoft ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Microsoft.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Vorschau-Sitzungsdaten werden nach kurzer Zeit automatisch überschrieben bzw. gelöscht; Wartelisten-Daten löschen wir, sobald der Zweck entfällt oder du die Löschung verlangst.

16. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unseres Dienstes oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.